在传统管理软件时代,ERP堪称企业管理的“全家桶”,不只包括财务,还囊括了人力资源管理(HR)、客户关系管理(CRM)、流程管理(BPM)等。企业有一个ERP,就能够掌控企业管理方方面面。但是,“天下大事合久必分,分久必合”,随着用户业务规模的逐步扩大,ERP显得过于庞大和臃肿,传统“烟囱式”系统越来越复杂难用,导致后来很多专业的OA、CRM、BPM,甚至包括BI等厂商纷纷“揭竿而起”,目标是超越ERP。这也是市场上,为啥一直流传着“ERP终结论”的根本原因。
三十多年来,关于“ERP的终结论”,有过无数版本。尤其是在云智融合时代,企业管理软件必须重新回炉再造一遍。那么,问题来了,符合新时代需求的企业管理软件到底是何种模样?谁都无法准确预估!但是,年发纺织(全称:北京年发纺织科技有限公司)引入WPS 365多维表格尝试用“一张表”替代ERP的做法,能够说是为想要向管理要效益的公司能够带来了新思路。
年发纺织是一家时尚纺织类企业,旗下拥有阳益纺织、年发时尚两个品牌,主要经营中高端里布、高级防绒胆布、棉布以及雪纺系列等服装辅料配料。公司于2016年11月17日成立,已经成长为一家中高端服装品牌供应链的标杆企业,不仅拥有自主研发团队,还有专业的生产线。
纺织行业的特点是:产品新款推出快,生产周期紧张,客户的真实需求急促。在这种情况下原有的模式跟不上客户的需求,数据采集不及时,不准确,更新不实时导致在工作对接与流程上浪费了大量时间,仓库存储上的压力大,无法制定有效的销售策略。而从管理层面来看,SKU(最小存货单位,全称为Stock Keeping Unit,即库存进出计量的基本单元)比较多,修改也频繁,需要混合叠放,导致出入库、盘点效率低;同时,原材料以及成品的商品属性分门别类,包括布匹、坯布、半成品,成品等,商品录入复杂,单据打印时极其繁琐。总结来说,市面上的传统软件很难及时响应和适应公司的快速发展和变化。
和所有生产制造类企业相同,年发纺织在生产管理中会遇到各种阻碍,并且遇上问题后很自然地会想到ERP。最早,公司也购买了ERP,但是“拆包”后发现,面对一大堆的应用,企业能用的功能就1-2个,实际应用起来,契合度很低。既然不能够满足企业需求,那做定制开发,这也是传统ERP时代常用的做法。让人难以接受的是,开发成本不仅高得离谱,而且周期长,这对于快时尚企业来说,根本没办法跟得上快速变化市场。
“无论是订单管理、库存管理,还是财务管控,最终结果都会汇聚在一张表上。”面对企业管理个性化需求不足以满足的问题,北京年发纺织科技有限公司总经理刘之荣,从业务端进行了总结和梳理,他发现企业真正需要的不是一个大而全的ERP,而是能灵活进行业务调整、实时跟进业务状态的表格。于是,他想起曾经用手机扫码填数据时用过的表格应用,若企业管理也能如此简单地快速上手,并且能实现多人协同,那应该是企业的福利,提升了很多人的办公效率。
放眼望去,具备在线编辑文档能力的企业有几家,但把表格嵌入到企业内部流程,同时又能以低代码方式完成业务的定制、实现业务流程交互的应用不多。对比之后,年发纺织基于WPS 365多维表格重新定义了企业的管理系统,通过一张表满足了商品管理、SKU 管理、库存管理、订单管理和报表统计等不同需求。
“物流数据与库房管理实时联动,从根源上杜绝录入错误的发生,在原有基础上发运速度明显提升 50%。”刘之荣以智能仓储一体化场景为例,介绍了多维表格对管理效率带来的变化。
“在高速上边开车边换轮胎”,很多人可能觉得这是痴心妄想,但年发纺织在企业管理场景实现了。年发纺织每日有大量的出货订单信息需要及时记录,需要对应各个订单的财务回款信息及出入库数据信息。其中,快递单号录入环节是极易出现失误的点,录入信息经常出错,导致订单的出货信息跟踪不到,影响回款统计。使用多维表格后,智能仓储一体化不再是一个空口号。
如今,年发纺织的员工可以随时随地办公,不管是智能手机还是平板,都能实时录入信息。同时,使用者还可以在权限范围以内自定义流程、自定义打印,能够准确的通过业务状态灵活调整需求。与过去相比,订单处理变得更高效,仓库同事不需要在微信群中手动记录订单数据再去进行采购,业务员只需将订单通过表单提交到多维表中,仓库同事即可根据多维表中的数据来进行采购和发货。库房发货后,快递单号也会被填写到多维表中,系统会自动发送信息到群里,告知业务员订单已发出及单号。有了多维表格,不仅减少了业务员的询问工作的次数,也提高了客户的满意度。
再以送货管理场景为例:过去送货司机装货出去公司无法知道他的行程,更不知道客户的货送到了没有,所以信息要打电话询问,但常常面临客户着急要货而我们不知道货送到了没有的困扰,一个简单的问题有时候需要多个电话沟通解决,大大地增加了工作量,也给工作人员带来了情绪上的不稳定。现在,每天的送货记录实时登记到多维表,多维表自动化功能实时发送信息到企业微信群,任何人都能够最终靠企业微信自行查询,无需再打电话询问,给工作带来了更高的效率。
在跨部门合作方面,也得到非常明显提升。过去,部门间需通过微信传图或截图协作,效率低下。现在,多部门可在多维表中各自录入数据,系统自动汇总统计,如销售部下单后,采购部直接获取数据采购,无需再沟通确认,提高了工作效率。在公司刘之荣主张凡是工作需要的信息都能自行查询,每个岗位,每个员工不允许打扰其他同事去问工作进度,因为每一个工作环节都建了查询入口,可以实时查询。以保证工作高效进行。
如果用一句线多维表格的整体感觉是——简单、便捷,让工作更流畅。多维表格没有门槛,不管是硕博毕业,还是小学文化,都能拿起来就用,随时下拉表格,随需关联业务。由于使用简单,员工也更愿意使用,可以在极短的时间内完成工作交付,而不用在表单上需要加班加点地去进行信息填充、核对。有了更便捷的流程,各部门的协调也就变得更通畅,通过表单显示的数据,可以立刻解决,不用通过种种即时通讯工具一个一个地去跟进数据。
表面看来,多维表格只是一个小应用,似乎比普通Excel多了那么一点功能。但实际上,二者存在很大差别。用金山办公多维表格运营负责人谢玉龙的话来说,多维表格之所以更胜一筹,主要有三点:1、数据填写的规范性;2、自动化流程引擎;3、可以自然地和其他系统连通数据。
WPS 365多维表格和Excel有一个最大不同是,数据填写要符合规范性,比如手机信息,必须是11位,多了、少了都不行。而Excel表太自由不受控制,在企业里用Excel收集信息,有些员工故意不填手机号,甚至乱填。所以,多维表格从设计之初就考虑了团队协作的问题。
其次,WPS 365多维表格通过自动化流程引擎,可以和各种企业通讯工具集成,当企业要登记、提醒、审批各种工单和台账信息时,员工通过企业通讯工具可快速进入多维表中操作。在和企业通讯工具连通上,WPS 365 多维表格不设门槛,支持目前市面上主流的企业通讯工具。
另外,Excel表不能和其他系统打通,需要采用第三方的一些集成应用,开发起来费时费力。而WPS 365多维表格能,很自然地具备数据的导入导出功能,不管是任意云平台的数据,还是任意数据库的数据,都能够最终靠多维表格进行数据处理和分析。WPS 365多维表格还具备仪表盘的功能,你可以把它当成是一个BI看板,通过仪表盘更形象、快速地展示数据,并提供给企业管理者作为决策工具。
总结来看,多维表格有诸多重要功能,让其快速出圈。首先,“量大管饱”。在大容量存储方面,WPS 365多维表格是国内最早支持100万行数据的应用,与Excel的数据量相当。考虑到企业数据量逐年增加,WPS 365多维表格在设计之初就注重大容量存储,不仅做到了支持100万行,还支持一万列。这一功能的实现,完全来源于实际业务场景的需求。许多企业用户反馈,他们的数据往往包含多达几百列,所以多维表提供了大容量的数据支持,以满足数据存储需求。
其次,一表统一天下,多平台兼容。无论是PC客户端、浏览器,还是移动端设备,如手机或iPad,用户都能轻松使用多维表格。在PC上,用户更便于搭建和创建;而在移动端,则更适合填写、查看和协作。这种多平台兼容的设计,提升了使用者真实的体验。比如用户都能够在微信小程序中直接搜索“金山文档”体验多维表格功能,同时还可以新建或查看已有的表格,甚至通过链接查看特定页面。
最后,权限设置也是一大亮点。传统的Excel表格在权限设置上较为困难,而WPS 365多维表格则能轻轻松松实现千人千面的数据隔离。例如,在企业中,销售人员各自拥有独立的客户数据,不希望被同事看到。通过多维表格,公司能够为每个销售人员设置独立的权限,让他们只能查看自己的数据。同时,销售主管则能查看整个销售部门的整体情况。在权限设置方面,WPS 365多维表格投入了大量精力,以确保数据的安全性和隐私性。
多维表格成为企业重要应用,被定义为是数字化办公的效率型工具,其背后秘诀在于,打通了文档、AI、协作等多个应用,让公司能够一键、低成本地构筑 “企业大脑”。商品管理、库存管理、订单管理、报表统计、SKU管理,这些过去只有ERP才能实现的核心应用,现在已属于“多维表格的天下”,不需要写一行代码,一名普通的业务员工就可以轻松搭建贴合自身业务的管理软件。